Mandanten-Notiz statt Audio-Sammlung
Sprachnachricht transkribieren für Steuerberater
Im Steuerberater-Alltag kommen Mandanten-Hinweise zu Belegen, Fristen und Buchungs-Anweisungen oft als WhatsApp Voice Note. Statt jede Nachricht in Echtzeit anzuhören oder eine Mitarbeiterin transkribieren zu lassen, leitest du die Voice Note an Memo2Text Mia weiter. Du bekommst Text, Kurzfassung und erkannte Aufgaben als WhatsApp Nachricht zurück und kannst das Ergebnis als Notiz in DATEV oder dein anderes Kanzlei-Tool übernehmen. Die Audio-Datei wird nach der Verarbeitung serverseitig gelöscht.
Mia
Antwortet direkt in WhatsApp
Kurzfassung
Du leitest die Mandanten-Voice-Note an Mia weiter und bekommst Text plus Aufgaben-Liste zurück.
Nächster Schritt
Mia verarbeitet auf EU-Servern, geeignet für Standard-Mandantenverkehr unter Steuerberatergesetz.
Antwortbasis
Du übernimmst das Ergebnis in DATEV-Notizen, Kanzlei-Programm oder Mandanten-Akte.
Du leitest die Mandanten-Voice-Note an Mia weiter und bekommst Text plus Aufgaben-Liste zurück.
Mia verarbeitet auf EU-Servern, geeignet für Standard-Mandantenverkehr unter Steuerberatergesetz.
Du übernimmst das Ergebnis in DATEV-Notizen, Kanzlei-Programm oder Mandanten-Akte.
So funktioniert es
Mandanten-Voice-Note in drei Schritten zur DATEV-Notiz
Der Ablauf ist für Solo-Steuerberater und kleine Kanzleien gemacht, die WhatsApp als Mandanten-Kanal nutzen.
Mandanten-Einwilligung im Mandatsvertrag festhalten
Halte einmalig fest, dass Voice Notes über einen externen Transkriptions-Dienst verarbeitet werden dürfen.
Voice Note an Mia weiterleiten
Du leitest die WhatsApp Sprachnachricht weiter und Mia antwortet binnen Sekunden mit Transkript plus erkannten Fristen und Belegen.
In DATEV oder Kanzlei-Software übernehmen
Kopiere Transkript und To Dos in Mandanten-Notiz oder als Aufgabe mit Fälligkeit ins Kanzlei-System.
Was du bekommst
Was du pro Mandanten-Voice-Note bekommst
Transkript für DATEV-Notiz
Kurzfassung des Mandanten-Anliegens
Erkannte Fristen und Termine
Erwähnte Belege oder Beträge als Liste
Verarbeitung auf EU-Servern
Audio-Löschung nach Transkription
Vergleich
Voice Note manuell anhören vs. Mia
Im Steuerbüro zählt Vollständigkeit der Mandanten-Information und Übernahme in die Akte, nicht Echtzeit-Hören.
| Kriterium | Ohne Mia | Mit Mia |
|---|---|---|
| Zeit pro Mandant | Voice Note in Echtzeit anhören und mitschreiben | Kurzfassung in unter 30 Sekunden, Detail bei Bedarf |
| Belegerwähnungen | Du achtest selbst auf Belegnummern und Beträge | Beträge und Belege werden im Transkript hervorgehoben |
| Fristmanagement | Fristen erkennst du beim Anhören | Fristen erscheinen in der To-Dos-Liste |
Wo Mia nicht ersetzt
Mia ersetzt nicht die Beurteilung nach Steuerberatergesetz Paragraph 57 oder die kanzleieigene Datenschutz-Folgenabschätzung. Bei besonders sensiblen Mandaten oder Unternehmens-internen Daten prüfe Vertraulichkeitsklauseln plus AVV gegen. Lies für Details die Datenschutzerklärung und den Haftungsausschluss.
FAQ
Häufige Fragen aus der Steuerberater-Praxis
Diese Punkte kommen typischerweise vor dem ersten Einsatz in der Kanzlei.
Ist der Einsatz mit dem Steuerberatergesetz vereinbar?+
Paragraph 57 StBerG verlangt Verschwiegenheit. Mit Mandanten-Einwilligung und einem Auftragsverarbeitungs-Vertrag mit Memo2Text ist die Nutzung strukturell vergleichbar mit anderen Kanzlei-Cloud-Tools.
Brauche ich einen AVV?+
Ja. Bei Verarbeitung personenbezogener Mandanten-Daten ist ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag nach Artikel 28 DSGVO erforderlich. Vorlage über den Memo2Text Support.
Wie zuverlässig sind erkannte Beträge und Fristen?+
Mia hebt Zahlen und Datums-Nennungen hervor, prüfe diese aber immer gegen das Original. KI-Transkripte können Zahlen verwechseln oder Fristen falsch einordnen.
Kann ich Mia für DATEV Mandanten-Schnittstelle nutzen?+
Mia liefert Text als WhatsApp-Antwort, den du in DATEV als Notiz übernimmst. Eine direkte DATEV-API-Integration ist aktuell nicht Teil des Standard-Workflows.
Wie lange werden Voice Notes gespeichert?+
Audio wird nach der Transkription gelöscht. Das Transkript bleibt nur kurz für die Antwortgenerierung verfügbar. Details siehe Datenschutzerklärung.
Eignet sich Mia für die jährliche Steuererklärung?+
Mia hilft beim laufenden Mandanten-Kontakt und der Aufgaben-Erfassung. Die eigentliche Erklärung erstellst du weiter im Kanzlei-Programm.
Kostenlos testen
Frist und Beleg erkannt, bevor die nächste Erklärung wartet.
Leite die nächste Voice Note an Mia weiter und übernimm das Transkript direkt als DATEV-Notiz.